Meer tijd voor time management ?

Er was eens een manager die mij lang geleden samen met alle andere collega’s uit mijn team naar een cursus time management stuurde. Dat was vreemd want wij wisten niet dat ons tijdsbeheer voor verbetering vatbaar was.

Toegegeven, onze team meetings startten zelden op tijd, onze koffie- en lunchpauzes durfden al eens langer uit te lopen en er waren dagen op waarop wij naar huis gingen met het gevoel dat we de hele dag druk bezig waren geweest en toch niets hadden gedaan gekregen. Dat laatste weten we in de eerste plaats aan het gebrekkig time management van onze leidinggevenden die onze agenda voortdurend doorkruisten met nieuwe prioriteiten en onverwachte dossiers die plotseling dringend en belangrijk waren geworden.

Werkt  time management ook  echt ?

Die time management cursus die ik heb gevolgd heeft daaraan weinig veranderd. Het was ook niet voor het eerst dat ik naar zulke workshop werd uitgezonden.

Doorgaans zijn dat prettige bijeenkomsten : je wordt onthaald met koeken en koffie, je leert nieuwe mensen kennen, je mag een paar leuke oefeningen doen, soms zelf een spelletje spelen, en op het einde van de dag krijg je een stevige plastieken map mee naar huis die uitstekend van pas komt om papieren voor de belastingen in te bewaren.

Intussen kan ik kleurtjes aanbrengen in mijn elektronische agenda en vlaggetjes plaatsen in mijn mail. Ik word begeleid door het zachte getik van een kookwekker die na 25 minuten een activiteit zal afkondigen.

Voor mij ligt een matrix waarin ik elke geplande taak haar juiste plaats heb toegewezen volgens twee assen : niet-dringend <> dringend en onbelangrijk <> belangrijk. Dit artikeltje schrijven is een onbelangrijke en niet-dringende taak maar nu had ik daar zin in (die as - saai <> plezierig -ontbreekt helaas in de meeste modellen).

Ik weet dat ik vanmorgen een lijstje had moeten maken met een overzicht van alles wat ik moet doen en dan voor elke taak had moeten beslissen hoe ik die zou verwerken en/of mij daarop zou organiseren. Ik heb het niet gedaan.

Het werkt vooral bij wie het niet nodig heeft

Het zijn ongetwijfeld nuttige en waardevolle technieken maar niet alleen werken ze niet voor mij, ze hebben ook nog eens een negatief effect op mijn humeur.

Daarom was ik zeer opgelucht toen ik las dat uit onderzoek blijkt dat time management alleen maar effect heeft bij wie uit zichzelf graag planmatig te werk gaat. Bij alle anderen zorgt time management niet voor meer maar voor minder focus : terwijl je, meestal langer dan gepland, aan één iets werkt zit je met je gedachten al bij het volgende item op je to-do-lijst. Een mailbox vol vlaggetjes of een agenda die eruit ziet als een catalogus uit de verfwinkel leiden alleen nog meer af.

Trouwens, hoe efficiënter je wordt in het afhandelen van mails of onbelangrijke kleine opdrachten hoe meer er van zulke opdrachten of mails zullen binnenstromen. Toegenomen efficiëntie leidt vaak alleen maar tot meer werk. 

Niet altijd en overal bereikbaar moeten zijn, op tijd en stond “neen” durven zeggen en ervoor zorgen dat je gerust gelaten wordt zijn daarom ook zeer effectieve time management technieken.

Kiezen voor time management of voor een goed gesprek ?

Of je al dan niet een opleiding over time management gaat volgen zou je eigen keuze moeten zijn. Als een manager je daartoe aanzet doe je er goed aan vooraf het gesprek aan te gaan : waarom denkt die manager dat je er baat bij zou kunnen hebben , welke veranderingen wil hij of zij bij je zien en ben jij het daarmee eens ?

Daar wringt helaas het schoentje. Veel managers lijken niet meer in staat om een open en eerlijk gesprek met hun medewerkers te voeren en passen liever het laatste wondermiddel uit de grote management-truken-doos toe. Dat omzwachtelen ze dan wel met mooie eufemismen.

En zo komt het dat het “nieuwe werken” wordt verkocht als “een manier om medewerkers een beter evenwicht te laten vinden tussen werk- en privéleven” terwijl het in werkelijkheid is bedoeld om te besparen op de kost van kantoorruimte.

“Agile” is in veel gevallen een duur woord voor “meer werk met minder mensen”.

Achter “beter time management” schuilt een verzoek om “niet meer te mopperen over toegenomen tijds- en werkdruk”.

“Continue feedback” wordt een excuus voor “nog meer opvolging en controle".

"Wat drijft je ?"

Het is goed dat leidinggevenden die echt bezorgd zijn over hun medewerkers, en de meesten zijn dat ook, op de hoogte zijn van wat andere organisaties succesvol, innovatief of wendbaar maakt. Ze mogen zich daar echter niet blind op staren, laat staan klakkeloos overnemen wat elders gebeurt.

De essentie van leidinggeven is in gesprek gaan met je medewerkers.

1. Durf meer vragen te stellen.

“Wat geeft je plezier in je job ?” “Wat haalt energie bij je weg ?” “Hoe kan ik je helpen ?” “Wat zou je nog willen leren ?” “Hoe zou je zelf je werk willen zien evolueren ?”

2. Begin met actief te luisteren.

De meeste medewerkers hebben een zeer realistisch beeld van hun werk. Ze weten waarom zij ervoor kiezen elke morgen opnieuw in de file te gaan staan of in een overvolle trein naar kantoor te sporen. Laat hen vertellen en luister naar wat ze te zeggen hebben.

3. Ga op zoek naar wat je medewerkers motiveert.

Laat de Jambers in u los  en vraag je medewerkers wat hen drijft. Zoek samen met hen hoe ze daarmee kunnen bijdragen aan de doelstellingen van het team of de organisatie. Wees dan ook open genoeg om die doelstellingen aan te passen.

Echte gesprekken vragen tijd.

Een echt gesprek voeren is niet zo moeilijk. Het vraagt vooral aandacht en tijd. Mocht je die tijd niet hebben, dàn is het misschien een goed moment om uit te kijken naar een goede workshop over time management.

Reacties

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.