Feedback geven ? Misschien beter eerst vragen !

Doe ik dat goed ?

Jouw brein houdt niet van feedback. Je hersenen reageren daar op dezelfde manier op als op pijn : ze zien het als een bedreiging en dat veroorzaak stress.  Bij stress neemt het meest primitieve deel van je brein de boel over : het produceert hormonen die je minder alert maken en die ervoor zorgen dat je je minder goed kan concentreren op wat er gezegd wordt. Eigenlijk wil je nog maar één ding : er zo snel mogelijk vandoor rennen.

Toen de homo sapiëns de planeet deelde met veel grotere en snellere dieren was dat een zeer verstandige reactie : bij gevaar sla je op de vlucht. Je kan je ook stokstijf stil proberen te houden of je kan beginnen vechten.

Zo reageren mensen nog altijd op feedback : ze proberen zo snel mogelijk het gesprek af te sluiten, ze klappen dicht of ze beginnen zich te verdedigen en vallen zelfs de feedback-gever aan.

Je kan moeilijk verwachten dat je, als dat je spontane reactie is, veel zal leren uit feedback die anderen  je geven. Feedback waar je echt iets van leert is die waar je zelf naar vraagt.

Een goede vraag stellen is minder simpel dan het lijkt

Feedback vragen is niet zo eenvoudig. Het veronderstelt dat je een goede gerichte vraag kunt stellen en dat je niet terugdeinst voor een antwoord dat anders is dan je gehoopt of verwacht had.

“Wat vond je ervan ?” is een veel te algemene open vraag. Uit het antwoord “Hm. Het was niet slecht” zal je niet veel leren.

“Kan je mij feedback geven op mijn presentatie ?” is een gesloten vraag (strikt genomen kan je er met “ja” of met “neen” op antwoorden) en eigenlijk stel je daarmee dezelfde veel te algemene open vraag als hierboven.

Hoe specifieker je de vraag maakt, hoe gemakkelijker het voor je collega wordt om feedback te geven. 
"Kun je mij een tip geven over hoe ik mijn presentatie tegen volgende keer kan verbeteren ?” levert je misschien een antwoord op waar je wel iets aan hebt.  

Je kan anderen ook feedback vragen over de kwaliteiten die ze in jou zien. 
“Wat is volgens jou mijn grootste bijdrage aan ons team ?” “Voor welk soort opdracht zou je me zeker aanbevelen ?” “Wat zie jij me graag doen ?”

In werkelijkheid is feedback vragen over een operationeel onderwerp (een project waaraan je hebt meegewerkt, een klus die je moest klaren, een rapport dat je hebt geschreven, een taak die je hebt opgeleverd) al moeilijk genoeg.

Maar als je vragen zou stellen zoals “Wanneer vind je het moeilijk om met mij samen te werken ?” of “Wat vind jij mijn grootste talent / belangrijkste ontwikkelingspunt ?” zouden je collega’s wel eens geschrokken kunnen reageren. We vinden dat soort feedback eng om twee redenen.  Het komt heel dicht bij wie we zijn en gaat niet louter over wat we doen en het lijkt alsof we met te vragen naar kwaliteiten of talent vooral uit zijn op complimentjes.

Hoe krijg je feedback waar je iets aan hebt ?

Je vraagt feedback met de bedoeling daar iets uit te halen. Ga voor de spiegel staan en wees eerlijk met je zelf : wat wil je precies leren ? Er is niets mis met een behoefte aan bevestiging maar dat is iets anders dan je zelf proberen te ontwikkelen.

Denk na over een paar vragen die je zou willen stellen. Kies voor duidelijke, concrete en open vragen : het klassieke “5w + 1h” lijstje (“wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe ?”).

Soms is het beter om een “waarom”-vraag om te bouwen tot een “wanneer”-vraag : 
“Wanneer vind je het moeilijk om met mij samen te werken ?” komt neutraler over en zal daardoor een helderder antwoord opleveren dan “Waarom vind je het soms moeilijk om met samen te werken ?”.

“Hoe blik je terug op mijn prestaties van het afgelopen jaar ?” 
Wie daarop een gefundeerd antwoord kan formuleren heeft ofwel een fenomenaal geheugen ofwel een dossier over jou. Daarom hou je het beter klein.
“Wat zou jij anders hebben gedaan in het gesprek  dat ik met die klant gevoerd hebt ?” levert je allicht meer bruikbare tips op.

Aan wie vraag je feedback ?

In workshops over “feedback geven” wordt terecht benadrukt dat je, voor je begint aan je boodschap, moet zorgen voor een veilige omgeving waarin er wederzijds vertrouwen is tussen de twee gesprekspartners. 

Dat is alvast één voordeel voor wie zelf om feedback vraagt, je kiest immers tot wie je je richt. Als je nog nooit zelf naar feedback op zoek bent gegaan begin dan bij iemand die je goed kent en waar je je volkomen op je gemak bij voelt.
Daarna kan je uit je comfortzone stappen en feedback zoeken bij collega’s waar je een minder goede band mee hebt. Van hen leer je vaak nog het meest.

Je kan ook altijd naar je leidinggevende stappen. Daar dient die immers voor en die heeft waarschijnlijk goed zicht op hoe je functioneert. Wacht dus niet tot je uitgenodigd wordt voor een gesprek en neem zelf initiatief. Een goede leidinggevende zal zich stiekem vereerd voelen als je laat merken dat je vertrouwen hebt in haar of zijn oordeel.

Wanneer vraag je feedback ?

Eigenlijk is elk moment daarvoor geschikt, op voorwaarde dat je tijd hebt om de vraag te stellen én naar het antwoord te luisteren. 
Vermijd van de ander ermee te overvallen. Of geef die minstens tijd om na te denken over een antwoord. Feedback die te snel wordt gegeven of waarbij de aandacht van de feedbackgever elders is zet weinig zoden aan de dijk. 

Hoe open je het gesprek ?

Leg uit waarom je feedback vraagt en vertel wat je hoopt te leren. Dat helpt de ander om een bruikbaar antwoord te formuleren. Vertel ook waarom je naar aanleiding van deze welbepaalde concrete situatie feedback vraagt. 

“Vanmiddag had ik een discussie over het budget voor volgend jaar en achteraf was ik daar niet tevreden over. Ik denk dat ik mij onvoldoende had voorbereid en dat ik mij daarom te snel aangevallen voelde en zelf ook agressief werd. Heb jij dat gemerkt ? In de toekomst zou ik gepaster willen reageren als ik in de verdediging wordt gedrukt. Wat zou jij in mijn plaats hebben gedaan ?”
Daarmee heb je aangegeven waarom je hierover feedback vraagt en wat je graag zou leren.

Hoe ontvang je feedback ?

Je hebt de vraag gesteld. Nu krijg je een antwoord. Je moet bereid zijn om daarnaar te luisteren. Dat is niet altijd eenvoudig, zeker als het antwoord niet is wat je had verwacht.  

Herken je jezelf niet in wat je te horen krijgt, ga er dan op door. Vat samen hoe je de feedback hebt begrepen. Vraag zo nodig om meer uitleg of om concrete voorbeelden. Begin echter niet je zelf te verdedigen. Laat je niet verleiden tot een discussie. Je wil iets leren van de ander, je vraagt geen feedback om gelijk te krijgen.

Hou voor de ogen dat, zelfs als het antwoord je absoluut niet bevalt, je er zelf om hebt gevraagd. Beschouw de feedback die je krijgt nooit als kritiek op je persoon. Het blijft altijd een persoonlijke interpretatie door iemand anders van jouw gedrag in een specifieke situatie.

Vraag er naar !

Feedback wordt soms vergeleken met een cadeautje. Helaas ben je daar in veel gevallen even blij mee als met het paar spuuglelijke sokken dat tante Yvonne je ieder jaar voor Kerstmis opstuurt. 

Misschien heb je geleerd dat het onbeleefd is om zelf naar cadeautjes te hengelen.  Goede feedback is een "nuttig" geschenk. Daar naar vragen is niet onbeleefd maar toont net dat je graag wilt blijven bij leren. En vermits bereidheid tot leren één van de belangrijkste vaardigheden is die je in de toekomst zal nodig hebben, begin je daar beter vandaag mee dan morgen.

Reacties

Deze site gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.